1、只有注册用户可以申请定题服务，并可以查看委托单的处理状态。
2、管理定题服务的用户角色分为定题服务管理员和定题服务处理员。定题服务管理员负责委托单的分发；定题服务处理员处理委托单。
3、定题服务申请单的初始状态为[未受理]、定题服务管理员将其分发给定题服务处理员后，定题服务申请单的状态为[已分发]。
4、定题服务处理员处理委托单前，根据用户填写申请单的联系信息，先与用户进行电话交流，并约用户上门具体洽谈，洽谈内容包括定题服务的具体项目细节情况和服务价格；洽谈后，看是否达成处理意愿，如果谈成，双方签订服务协议，委托单状态为[正在受理]；如果未谈成，定题服务申请单的状态为[中止受理]。
5、定题服务处理员服务完成后，填写此笔申请单的服务情况，主要是服务时所使用的检索库和检索策略及服务费用等，标示申请单的状态为[受理完毕]。
6、服务的交付形式，主要有复印件和电子邮件形式，复印件是通过邮寄，电子邮件由定题服务处理员单独发送至用户邮箱，不通过系统的邮箱发送。